Telefon Görgü Kuralları için 4 Adım

Bir Tıbbi Ofiste Kibar, Tutarlı Telefon Görevlisi

Resepsiyon görevlinizin mükemmel telefon görgü kuralları var mı? Tıbbi ofis personelinizin sürekli olarak kibar ve tutarlı bir telefon tarzı sunması önemlidir. Bir hasta aradığında, ön büro personelinin telefon görüşmesini yönetme şekli, tesisinizin nasıl algılandığını belirler.

En çok kullanılan iletişim araçlarından biri olan telefon iletişimi hafifçe alınmamalıdır. Genellikle tıbbi bir ofisin bir hastayla sahip olduğu ilk etkileşimdir. Burada cep telefonu personelinizi telefon görgülerini geliştirmek için sunabileceğiniz birkaç temel ipucu.

1 -

Aktif bir dinleyici ol

“Aktif dinleme” adı verilen bir teknik, anlaşmanın tamamlandığından emin olmak için yararlı bir araçtır. Bu teknikte dinleyici, duydukları bilgileri kendi cümleleriyle yeniden ifade edecektir. Bu bilgi doğruysa, bilgi gönderici bu anda yanlış anlamaları düzeltebiliyorsa, değişim tamamlanır. Bu değişim sadece biraz daha fazla zaman alır ve hesap verebilirlik yaratmak için etkili bir araçtır. Değişimdeki herkes açık ve anlaşılır olduğunu bilir.

• Konuşmacıya odaklan
• İlgilenmek
• Kesmemeye çalış
• Sözel olmayan iletişimden haberdar olun
• Başka kimseyle konuşmaktan kaçının
• Tartışılan konuya dikkat et

2 -

Iyi telefon görgü

İyi telefon davranışları olması basit bir görevdir. İyi bir telefon davranışına sahip olmanız, profesyonel olmanız ve başkalarına, arayan kişiyseniz tedavi edilmek istediğiniz şekilde davranmanız anlamına gelir. Bazı örnekler:

• En azından üçüncü halka ile hızlıca cevap verin
• İsminizi ve dostça tebriklerinizi cevaplayın
• Gülümseme, arayan telefon aracılığıyla gülümsemenizi duyabiliyor
• Yavaşça ve açıkça konuş
• Telefonda asla çiğnemeyin, sakız çiğneyin veya bir şey içmeyin
• Bir arayanı beklemeye almadan önce izin isteyin

3 -

Gizliliği koru

Hastanın gizliliğini korumak sadece hastaları tıbbi tesisinizde tedavi görmek konusunda kendilerini güvende hissettirmekle kalmaz, aynı zamanda yasadır. Hasta sağlık bilgilerine erişen herhangi bir kuruluş, kapalı bir kurum olarak kabul edilir ve HIPAA hükümlerine uymak veya hukuki ve / veya cezai yaptırımlarla karşılaşmak için yasalarca talep edilir. Tıbbi kayıtların gizli kalması ve uygun yetkiye sahip olmayan kişiler tarafından erişilebilmesi zorunludur. Bir hastanın korumalı sağlık bilgisine (PHI) ilişkin izinleri olmadan yapılan açıklamalar Gizlilik Kuralının ihlali olarak kabul edilir.

• Telefon üzerinden verilen bilgiler konusunda dikkatli olun
• Kendilerini tanımlamak için hastanın kendi sosyal güvenlik numaralarını vermesini isteyin.
• Diğer hastaların konuşmanızı duyabileceğini unutmayın.
• Arayan hasta değilse, hiçbir zaman kişisel bilgileri izinsiz olarak tartışmayın.

4 -

Düşünülmesi gereken şeyler

Telefon görgü kuralları sadece ne söylediğiniz ya da ne yaptığınız değil, aynı zamanda nasıl söylediğiniz ve nasıl yaptığınızdır. Bunları bir sonraki hastayla veya telefonda başka bir müşteriyle konuştuğunuzda düşünün.

• Her zaman çağrı için onlara teşekkür
• İlk önce asla asmak
• Mesaj alırken mümkün olduğunca fazla bilgi edinin
• Hasta size kaba olsa bile sakin ve kibar olun