Etkili Dahili Kontroller için 5 Bileşen

Tıbbi ofisinizde çalışanın görevi kötüye kullanmasını önleme ve algılama

İç kontroller, sahtekarlığı caydırmak, şirket kaynaklarını korumak ve yasalara ve düzenlemelere uyumu sağlamak için tasarlanmış bir süreç olarak tanımlanmaktadır. İç kontroller sadece, tıbbi ofisin özel ihtiyaçları tarafından belirlenirse, uygulandığı, izlendiği ve planlandığı gibi çalıştığından emin olmak için ölçüldüğünde etkilidir.

Tıbbi ofis, iç kontrollere ilişkin bir politika uygulayarak çalışanın suiistimalini önlemek ve tespit etmek için proaktif bir yaklaşım benimsemelidir. Önleme ve tespit, belirli bir risk düzeyini en aza indirerek herhangi bir iç kontrol sürecinde çok önemli bir rol oynamaktadır.

1 -

Işe alma uygulamaları

En iyi tıbbi ofis personelini işe almak, bir iç kontrol sürecini güçlendirmenin etkili bir yoludur. Adayları iyice bilgilendirerek güvenilir, güvenilir ve güvenilir personel işe almak sadece iyi bir iş anlayışıdır. Arka plan kontrolleri ve referans kontrolleri, kötü elmaları ayıklamak ve belirli insanları işe başvurmaktan caydırmak için kolay yollardır.

Önceki işverenlerin istihdam statüsü ve rehire uygunluğu dışında herhangi bir bilgi vermelerine izin verilmemesine rağmen, başvuru sahiplerinin daha ayrıntılı bilgi almak için önceki denetçiler veya iş arkadaşları için iletişim bilgileri sunmasını talep edebilirsiniz. Kredi kontrolleri de dahil olmak üzere arka plan kontrolleri, başvuru sahibinin kişisel tarihi hakkında da bilgi verir.

Daha

2 -

Görevlerinin ayrılması

Ayrılan görevler, bir çalışanın, finansal işlemlerin yapılmasını içeren birden fazla işlemden sorumlu olmasını engeller. Bir çalışanın parayla ilgilenmesi gerektiğinde, belirli işlemleri, işlemden sorumlu başka bir kişiyi ve mutabakat ve kayıt tutma için farklı birini yetkilendiren bir kişi olmalıdır. Bu, hiç kimsenin, başka bir kişi tarafından tespit edilmeyen veya incelenmeyen herhangi bir görevi gerçekleştirmemesini sağlar.

Görevlerin ayrılması, ister ön büro düzeyinde isterse tıbbi ofisin idari seviyesinde olsun, herhangi bir miktar paranın kaybolmasını zorlaştırır. Çalışanlar her sürecin takip edildiğini ve izlendiğini bildiğinde, görevleri yerine getirmede doğruluk ve dürüstlüğü teşvik eder.

3 -

belgeleme

Her finansal işlemin bir kağıt izi olmalı. Dokümantasyon sadece eylemlerin yazılması veya belgelenmesi değil, aynı zamanda faturalar ve ödeme iadeleri gibi tüm mali kayıtların kopyalarının tutulmasıdır. Çalışanlar hiçbir zaman sözlü bir talebe dayalı bir işlem gerçekleştirmemeleri gerektiğini bilmelidir.

Geçerli belgeler resmi tıbbi ofis formlarını, antetli kağıdını veya faturaları içerir ve gerektiğinde imzayla yetkilendirilmelidir. Çekler her zaman bir geri ödeme, para transferi ya da ödeme kaydı gibi bir faturaya sahip olmalıdır. Nakit sadece kabul edilmeli, hasta değişikliğini geri vermedikçe asla teslim edilmemelidir. Nakit vade mutabakatı, her vardiyanın başında ve sonunda belgelenmelidir.

4 -

Fiziksel ve Elektronik Güvenlik Önlemleri

Kasalar, alarm sistemleri, kameralar ve kilitlerin kullanılması, tıbbi ofise veri, envanter, varlıklar ve paranın korunmasında yardımcı olabilir.

1. Tüm nakit kasalarını, çekleri ve makbuz defterlerini sağlık görevlilerinin güvenli erişimiyle güvenli bir şekilde saklayınız. Kombinasyonlar düzenli olarak değiştirilmelidir.

2. Saatlerce ve çalışma dışı günlerde alarm sistemleri mevcut.

3. Kameralar her girişe ve çıkışa, ön büroya yerleştirilebilir ve kasaya yönlendirilebilir.

4. Kapıları tedarik odasına ve / veya eczane dolabına her zaman kilitli tutun ve gerektiğinde yalnızca belirli alanlara erişime izin verin.

Elektronik korumalar, parola kullanımını ve yalnızca yetkili personele erişimi kısıtlamayı içerir.

5 -

İzleme İşlemleri

Herhangi bir iç kontrol süreci, işlemleri izlemek için bir yol olmadan tamamlanmamıştır. İç kontrollerin izlenmesi, süreçlerin düzgün bir şekilde çalıştığından emin olmak için günlük işlemlerin gözden geçirilmesini içerir.

1. Nakit mutabakatı

2. Hesap veya grafik denetimi

3. Raporları karşılaştırarak doğrulama

4. Düzenli envanter kontrolleri

Tüm süreçlere yakından bakılması zorunludur, ancak öncelikle ve en önemlisi bir tıbbi ofis yöneticisi şunları yapmalıdır:

1. Kural ve hedefleri belirleyin

2. Onları tüm personele iletin

3. Düzenli olarak geri bildirim sağlayın