Doğru Zamanlamayı Seç, Gündemi Belirle, Devam Eden Önemi Tartışmak
Tıbbi ofis personeli toplantıları verimli ve verimli bir şekilde kullanıldığında oldukça etkili olabilir. Toplantılar tüm uygulama için büyük bir iletişim şeklidir ve düzenli olarak yapılmalıdır. Toplantılar haftada, iki haftada bir veya ayda bir yapıldığında, yöneticiler ve personel, ofisteki sorunları zamanında ele alabilir.
Zaman kısıtlamalarına yer vermek için yeterli planlama yapılmadığında veya sunulan bilgiler düzgün düzenlenmediğinde toplantıların çoğu kez etkisiz hale gelebilir. Daha etkili tıbbi ofis toplantılarına ev sahipliği yapmanın çeşitli yolları.
1 -
GündemStandart bir gündem geliştirmek, her toplantıdaki önemli konuları önem sırasına göre sıralamanızı sağlar. Bu, her toplantının sorunsuz bir şekilde akmasına ve en önemli konuların tümünü tartışmak için yeterli zamanla konu üzerinde kalmasına izin verir. Çoğu kez toplantılar planlanan zamanın üzerine çıkacaktır, ancak önemli konular ele alındığı sürece toplantınız zamanında bitebilir.
Tipik bir toplantı gündemi şunları içerir:
- Hoşgeldiniz ve giriş
- devamsızlık
- Bir önceki toplantının tutanakları
- Önceki toplantıdan kaynaklanan sorunlar
- Önem sırasına göre tartışılacak öğelerin listesi
- Personelin diğer konuları gündeme getirmesine izin veren başka herhangi bir işletme
- Bir sonraki toplantı için yeni işler
- Toplantı kapanışı
Öğeler listesinde, her toplantıda ele alınması gereken standart öğeleri dahil edin. Bunlar enfeksiyon kontrolü, HIPAA ve finansal hedefler olabilir.
Hak talebinde bulunulma tarihleri, uzun bekleme süreleri ve hasta memnuniyeti sorunları gibi önceki gündem maddelerinin yinelenen öğelerini arayın.
2 -
Hasta Bakım İhtiyaçlarını Karşılama Sıklığı ve SüresiOfis toplantılarının sıklığı ve süresi bir kaç faktöre bağlıdır. Tıbbi ofisin zaman kısıtlamaları nedeniyle, toplantılar hasta bakımına müdahale etmemelidir.
Bir toplantı planlamak için en uygun zaman saatler sonra veya günün yavaş bir döneminde olur. Bu sayede toplantının çok az kesintisi olur ya da hiç kesintiye uğramamış ve zamanında başlayıp bitebilir. Bir saatten fazla sürmeyen iki haftada bir veya aylık personel toplantısı daha uygun olacaktır.
Bazı yöneticiler ayrıca, daha spesifik konuları ele almak için küçük gruplar veya bireysel personel üyeleriyle ayda bir kez toplanmak isteyebilir. Bu genellikle toplantı planlarının dışında bırakılan önemli bir adımdır. Daha küçük gruplar veya bireysel toplantılar, insanların daha büyük bir grubun önünde konuşmaya istekli olmayan konuları gündeme getirmelerine veya tartışmasına izin verir. Yöneticiler bunu, herhangi bir kimse kendini hissettirmeden, gizli konuları tartışmak için bir fırsat olarak kullanabilirler.
3 -
Tıbbi Ortamda Önemi Öğelerini TartışmakHer ofis farklı olsa da, tıbbi ofisin dinamikleri doğada çok benzer. Tıbbi ofisinizin eyalet ve federal yönergelere uygun olmasını sağlamak için her toplantıda belirli konulara değinilmelidir.
- HIPAA: Tüm sağlık hizmeti sağlayıcıları, personelinin HIPAA uyumu konusunda eğitimli ve bilgilendirilmiş olmalarını sağlamakla yükümlüdür. Kasten veya tesadüfi olarak, PHI'nın yetkisiz olarak ifşa edilmesi HIPAA'nın ihlali olarak kabul edilir. Her toplantıya, rutin konuşma yoluyla bilgi ifşasından kaçınmanın önemi hakkında hatırlatın; bekleme alanlarında, koridorlarda veya asansörlerde hasta bilgilerinin tartışılması; PHI'nın uygun şekilde imha edilmesi; ve bilgiye erişim, işlerini bu bilgiye ihtiyaç duyan çalışanlarla kesinlikle sınırlandırılır.
- Enfeksiyon Kontrolü: Bulaşıcı hastalıkların yayılmasını önlemek, tıbbi ofiste enfeksiyon kontrolünün temel amacıdır. Hepimizin bildiği gibi, doğru el yıkama, enfeksiyonların yayılmasını önlemenin en etkili yoludur. Ancak el yıkama tek başına işi yapamaz. Dost hatırlatmalar, personelin ve hastaların güvenli kalmasını sağlamak için uzun bir yol kat edecektir.
- Finansal Hedefler: Herhangi bir sağlık kuruluşunun başarısı, tıbbi ofisin mali politikasının gücüne ve ofisin mali hedeflerine ulaşmada nasıl davrandığına bağlıdır. Personelin, ofisin ne kadar iyi ya da kötü performans gösterdiği konusunda bilgilendirilmesi iyi performans göstermeye ya da iyileştirmeye devam etmenin bir yoludur. Ofisin mali durumu, personel için eşit derecede önemlidir çünkü ofisin finansal olarak iyi performans gösterdiği sürece, işlerinde daha güvenli olduklarını bilirler.