Herkes, tıbbi ofisin birincil işlevinin hastalarının bakımı olduğunu kabul eder, ancak uygulamada kalmak ve gelişmek için ofis, verilen hizmetler için ödeme yapmak zorundadır. Kodlama, faturalama ve tahsilatlar tıbbi ofis personelinin görevlerinin önemli bir parçasıdır ve bu görevlerin başarılı bir şekilde tamamlanması için uygun eğitim ve kılavuzlar hayati önem taşımaktadır.
Fatura bölümü, bir doktorun ofisinde kodlama personeli ile çok yakın çalışır. Bazı durumlarda, aynı kişi kodlama, faturalama ve tahsilat görevlerini yerine getirir, ancak bunlar üç ayrı konumdur. Her işin bazı yönleri diğerleriyle kesişirken, aynı zamanda çok özel sorumlulukları da vardır.
Kodlama aslında, tanınabilir kodlar yoluyla prosedürlere tekdüzelik getirerek faturalama sürecini kolaylaştırır. Sigorta şirketleri, tüm tıbbi uygulamalar ve ilgili bakım kurumları tarafından tanınan standart tanı kodları ve prosedür kodlarını kullanarak, tıbbi kodlayıcı sigorta şirketlerinin veya “ticari ödeme yapanların” veya Medicare ve Medicaid (CMS) Merkezlerinin tanınmasını sağlayacaktır. Faturalanan ürün ve teşhisi bu prosedürü , testi veya tedaviyi nasıl garanti altına alır.
Fatura işlemi hasta alımında başlar. Mümkünse hastaya tüm sigorta bilgilerinin ulaşılması önemlidir, böylelikle tüm taraflar her bir ziyaretin ve prosedürün hastayı cepten nasıl ödeyeceğini anlayacaklardır.
Hastalarınızın sundukları hizmetler için ödeme ile ilgili daha az sürpriz olması, daha mutlu herkes olacaktır. Hastanın gelmesi ve sigorta bilgilerini sunması durumunda, verilen bilgilerin sigorta şirketi ile aktif olarak, sağlanan faydalar ile doğrulanması ve sağlayıcının halihazırda söz konusu belirli ödeyenler ile sözleşme yapması hayati önem taşımaktadır.
Web sitelerinde yanlış bilgilendirme, sözleşmeler atlatılır ve faydalar değişir, bu nedenle verilerin doğrulanması çok önemlidir.
Zaman, gelir ve ağırlaştırmadan tasarruf etmek için, bir ofis ziyaretinin normal kapsamı dışında olan her prosedür önceden önceden veya belirli sigorta planının zaman sınırları dahilinde önceden yetkilendirilmelidir. Hastadan kaynaklanan ödemeler, prosedür, test, tedavi veya tedaviden önce tartışılmalı ve toplanmalıdır. Daha sonra herhangi bir problemden kaçınmak için, hasta bir doktor tarafından görülmeden önce her zaman ödenmelidir.
Vadesi geçmiş tutarların tahsilâtları en az geri ödeme yöntemidir. Faturalar ne kadar uzun sürerse, tahsil edilme ihtimali o kadar az olur ve daha fazla para, zaman ve maaş saatlerinde ofise mal olur. Bu, tıbbi ofisinizde etkili kodlama ve faturalandırma personelinin olması için en iyi nedendir.
Ticari bir ödeyen tarafından reddedilen bir iddia, bir fatura zamanında ödenmemesinin olası bir nedenidir. Hem hasta hem de personel gerekli özeni gösterdiklerinde, bu daha az olasıdır, ancak gerçekleşir. Herhangi bir açıklama veya açıklama ile personel tarafından yapılan bir itiraz gerekli olabilir. Hasta tarafından yapılan bir itiraz başka olası bir çözümdür, ancak hasta, ödenmemiş bakiyelerden sorumlu olma ihtimalinin farkında olmalıdır.
Hasta alımı evraklarını doldururken genellikle bir ödeme anlaşması ilk iş emirlerinden biri olsa da, hastanın belgeyi dikkatle okumaması olasılığı vardır. Bazen hasta kendini iyi hissetmiyordu ve belgeye dikkat etmiyordu, ya da faturalarının çoğunu ya da tümünü sigorta şirketleri tarafından ödenmesini bekliyorlardı. Herhangi bir sorun yaşanmadan finansal sorumluluğu tartışmak, rahatsız edici ve olası duygusal karşılaşmaları önlemek için en etkili eylemdir.
Kodlama, faturalandırma ve tahsilatlar, büyüklük veya uzmanlıktan bağımsız olarak gelişen bir sağlık tesisi için önemlidir.
Uygun eğitim, sürekli eğitim ve yasalar, kodlar veya sigorta uygulamalarındaki güncel değişikliklerin yapılması zorunludur. Güncel referans materyalleri ve ekipmanı, bu personelin hem hastalar hem de tıbbi ofisler üzerinde olumlu bir etki yaratmasına izin vermektedir.