Elektronik iletişim günümüzde telefon aramalarından, “salyangoz” postalarından ve hatta bazı durumlarda yüz yüze toplantılardan daha popüler hale geliyor. Tıbbi ofis de dahil olmak üzere herhangi bir profesyonel ortamda, iş arkadaşlarına, hastalara, hekimlere, hastanelere, satıcılara veya diğer profesyonellere e-posta gönderirken birkaç şeyin dikkate alınması önemlidir.
İnsanlar günün büyük bir kısmını e-postalarını açıp okurlar.
Değersiz zaman, etkisiz ve önemsiz e-postalarda harcanmamalıdır. Telefonda kullanacağınız aynı profesyonellik, posta yazışmaları veya yüz yüze bir e-postada da belirtilmelidir. Her zaman bir e-postanın bir iletişim şekli olduğunu ve alıcının mesajı yorumlamasının tek önemli olan şey olduğunu hatırlayın.
Bir e-posta oluşturmadan ve göndermeden önce kendinize birkaç soru sorun.
- Gönderdiğim bilgiler için e-posta en iyi iletişim şekli midir?
- Profesyonel mi?
- HIPAA uyumlu mu?
- Beni ve tıp bürosunu doğru bir şekilde temsil ediyor mu?
E-posta Etiketi Kuralı # 1
GÖNDER'e basmadan önce mesajınızın içeriğini düşünün. E-postanın bir telefon araması veya toplantı yerine mesajınız için uygun iletişim şekli olduğundan emin olun. İçeriğin Medikal Ofisinizden beklenen görüntüyü ve profesyonellik düzeyini yansıtması gerektiğini unutmayın.
Müstehcen, saldırgan, iftira niteliğinde, iftira niteliğinde, ırkçı veya cinsel içerikli herhangi bir e-posta göndermeyin, iletmeyin veya yanıtlamayın. Cezalar sizin ve Tıp Bürosu için ağır olabilir.
E-posta Görgü Kuralları # 2
Doğru dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazımlar kullanın. Yine, mesajınız Tıbbi Ofisinizin bir yansımasıdır.
Ayrıca, mesajı kısa tuttuğunuzdan ve mesajınızın okunmasını daha kolay hale getiren uygun düzeni kullandığınızdan emin olun. SEND e atıf yapmadan önce e-postanızı doğrulayın .
Çevrimiçi dünyada bağırmak veya çığlık attığı düşünüldüğü için TÜM CAPS kullanmayın. Bir kelimeyi veya ifadeyi vurgulamak için kalın veya italik harf kullanın. Ayrıca, e-postanızın okunmasını daha zor hale getirdiğinden, son derece süslü veya garip yazı tiplerini kullanmayın.
E-posta Görgü Kuralları # 3
E-postanın uygun alıcıya / alıcılara gönderildiğinden emin olun. Bir sağlık bürosunda, özellikle hasta bilgisiyle ilgili bilgiler, sadece bilgi temeli üzerine paylaşılmalıdır. Ayrıca, insanların kendileriyle alakalı olmayan bilgileri “önemsiz posta” olarak görebileceğini düşünün.
Kişisel ve gizli bilgileri tartışmayın veya hasta dosyalarını bir e-postaya ekleyin. Hesabı gözden geçirmesini tavsiye etmek için hasta hesap numaralarını veya tıbbi kayıt numaralarını kullanın. Bilgileriniz orada belirtilmelidir.
E-posta Görgü Kuralları # 4
Mümkün olduğunda, profesyonel e-postalara 24 saat içinde cevap verin. Bu size yeterli zaman vermezse, en azından e-postayı aldığınızı söyleyin ve mümkün olan en kısa zamanda onlara geri dönün.
Spam veya abonelik / abonelikten çıkma isteklerine cevap vermeyin .
Bu, yalnızca iş e-postanızı dolduracak daha fazla spam oluşturur.
E-posta Görgü Kuralları # 5
Duyguları e-postalardan uzak tutun. Kibar ve profesyonel ol. Bu tür bir ilişki kurmaya yetecek kadar zaman geçtikten sonra kiminle gayri resmi olabileceğinizi bilin.
Bir e-postada daha sonra pişman olabileceğiniz bir şey söyleme. Öfke içindeki bir e-postayı gönderirken veya yanıtlarken dikkatli olun. Başka bir kişiyle ilgili kişisel yorumlarda bulunmayın, bir kimseyi rahatsız edecek veya şahsen söyleyemeyeceğiniz bir şey söyleyebilecek yorumlarda bulunmayın.
E-posta Görgü Kuralları # 6
Mizah, şaka ve ironiyi en aza indirir. E-postalarda niyetler çoğunlukla “çeviri içinde kaybolur” ve insanlar her zaman şaka yapamazlar.
Alıcının perspektifinden düşünün.
Zincir harfleri göndermeyin, iletmeyin veya yanıtlamayın. Profesyonel olmayan davranışlar ve bazı insanlar bunu önemsiz posta olarak görüyor. Gönderdiğiniz herhangi bir içeriğin medikal ofisinizden beklenen görüntüyü ve profesyonellik düzeyini yansıtması gerektiğini unutmayın.