Ön büro personeli genellikle hastanın ofisinizle yaptığı ilk temastır. Onlar sadece telefona cevap vermek ya da hastaları tebrik etmek değildir. Ayrıca, randevuların planlanması ve hasta demografik bilgilerinin elde edilmesinden de sorumludurlar. Bir tıp ofisinin hızına ayak uydurabilmek ve aynı zamanda detaylara büyük önem vermek zorundadırlar. İşte ön büro personelinin 8 sorumluluğu.
1 -
Karşılama ve Selamlar…Bir resepsiyon görevlisi, tüm hastaları ve ziyaretçileri şahsen veya telefonla karşılar ve selamlar. Herkesin bildiği gibi, ilk izlenimler kalıcıdır. Müşterilerinizin tıbbi uygulamanızla ilgili aldıkları ilk izlenimler, genellikle ofis çalışanlarınızdan, kuruluşunuzun başarısı için onları çok önemli kılar. Yüksek kaliteli bakım ve mükemmel müşteri hizmetleri sağlamak, yüksek düzeyde hasta memnuniyeti nedeniyle tıbbi ofis için gelir kaybını önleyecektir.
2 -
Telefonu Cevaplar…uygun telefon görgü kurallarını kullanarak kibar, tutarlı bir telefon tarzı korurken. İyi telefon davranışları olması basit bir görevdir. İyi bir telefon davranışına sahip olmanız, profesyonel olmanız ve başkalarına, arayan kişiyseniz tedavi edilmek istediğiniz şekilde davranmanız anlamına gelir. Tıbbi ofis personelinizin sürekli olarak kibar ve tutarlı bir telefon tarzı sunması önemlidir. Bir hasta aradığında, ön büro personelinin telefon görüşmesini yönetme şekli, tesisinizin nasıl algılandığını belirler.
3 -
Resepsiyon alanını korur…temiz ve düzenli. Tıbbi ofisinizi temiz tutmak sadece göründüğü gibi değil. Çalışanları ve hastaları güvenli ve sağlıklı tutmak için temiz bir sağlık ofisi şarttır. Tıp merkezini mikroplardan uzak tutmak, yüzeyde olandan daha fazlasıdır; Bulaşıcı hastalıkların önlenmesi için sağlıklı, steril bir ortam olması ile ilgilidir.
4 -
Yeni Hastaları Kaydetir…Kişisel ve finansal bilgiler de dahil olmak üzere hasta detaylı hasta bilgilerini toplayarak mevcut hasta demografisini günceller. Bir hasta hesabının döngüsü, hasta demografisini ve sigorta bilgilerini içeren hasta demografik bilgilerinin ilk girişiyle başlar. Geçersiz bilgi ödemeyi geciktirebilir.
5 -
Hasta akışını kolaylaştırır…Hastaların gelişini bildirerek, gecikmelerden haberdar olma, hasta ve klinik personelle iletişim kurma. Tıbbi ofisinizin hastaları tüm süreçten memnun değilse, geri gelmeyebilirler. Yüksek kaliteli bakım ve mükemmel müşteri hizmetleri sağlamak, yüksek düzeyde hasta memnuniyeti nedeniyle tıbbi ofis için gelir kaybını önleyecektir. Hastalar, tüm süreçten memnun oldukları sürece geri gelmeye devam edecektir.
6 -
Yanıtlar…Hastalar, prospektif hastalar ve ziyaretçi soruşturmaları nazik bir şekilde. “Aktif dinleme” adı verilen bir teknik, anlaşmanın tamamlandığından emin olmak için yararlı bir araçtır. Bu teknikte dinleyici, duydukları bilgileri kendi cümleleriyle yeniden ifade edecektir. Bu bilgi doğruysa, bilgi gönderici bu anda yanlış anlamaları düzeltebiliyorsa, değişim tamamlanır. Bu değişim sadece biraz daha fazla zaman alır ve hesap verebilirlik yaratmak için etkili bir araçtır. Değişimdeki herkes açık ve anlaşılır olduğunu bilir.
7 -
Tıbbi Ofis Malzemeleri tutar ...Envanter ihtiyaçlarını tahmin ederek, sipariş vermeyi ve ofis ekipmanlarını izleyerek yeterli stoklanmış.
8 -
Hasta Gizliliğini Korur…Korunan sağlık bilgilerinin, PHI’nın düz bir yere bırakılmaması ve bilgisayarın gözetimsiz bırakılmasından önce bilgisayardan çıkış yapılarak güvenceye alındığından emin olunması. Hastanın gizliliğini korumak sadece hastaları tıbbi tesisinizde tedavi görmek konusunda kendilerini güvende hissettirmekle kalmaz, aynı zamanda yasadır. Hasta sağlık bilgilerine erişen herhangi bir kuruluş, kapalı bir kurum olarak kabul edilir ve HIPAA hükümlerine uymak veya hukuki ve / veya cezai yaptırımlarla karşılaşmak için yasalarca talep edilir. Tıbbi kayıtların gizli kalması ve uygun yetkiye sahip olmayan kişiler tarafından erişilebilmesi zorunludur. Bir hastanın korumalı sağlık bilgisine (PHI) ilişkin izinleri olmadan yapılan açıklamalar Gizlilik Kuralının ihlali olarak kabul edilir.