Tıbbi ofisin ön bürosu çok yoğun bir yer olabilir. Ön büro personeli, tıbbi ofisin sorunsuz çalışması için gereklidir. Ön büro personeli genellikle resepsiyon görevlileri ve / veya sağlık görevlilerinden oluşur ve tıbbi ofisin büyüklüğüne bağlı olarak bir kişi de olabilir. Klinik görevler bir yana, ön büro beş idari görevden sorumludur:
- Hastaları tebrik
- Telefonu cevaplama ve yönetme
- Planlama randevuları
- Interoffice iletişimi
- Dış yazışma
1 -
Tebrik Eden HastalarHastaları tebrik etmek sadece söylediklerinizle ilgili değil, aynı zamanda hastalarla nasıl etkileşimde bulunduğunuzla ilgili. Ön büro hastaları hoş hissettirmekle sorumludur.
Ön büro, bir hastanın tıbbi muayenehaneyi ararken veya ziyaret ederken aldığı ilk izlenimdir. Ön büro, olağanüstü müşteri hizmetleri sunar ve tıbbi uygulamanın olumlu bir temsili olması önemlidir.
İşte hastaları tebrik etmenin diğer yolları:
- Uygun telefon görgü kurallarını kullanarak kibar, tutarlı bir şekilde korurken telefona cevap verir
- Resepsiyon alanını temiz ve düzenli tutar
- Kişisel ve finansal bilgiler de dahil olmak üzere hasta detaylı hasta bilgilerini toplayarak yeni hastaları kaydeder ve mevcut hasta demografilerini günceller
- Hastaların gelişini bildirerek hasta gecikmesini bildirerek hasta ve klinik personeli ile iletişim kurarak hasta akışını kolaylaştırır.
- Hastalara, ileriye yönelik hastalara ve ziyaretçi sorgularına saygılı bir şekilde yanıt verir.
2 -
Telefonu yönetirTelefonu kibarca ve tutarlı bir şekilde yanıtlarken, hastaları selamlamanın bir parçası olduğu için, ön bürodaki telefon sorumluluklarının tek görevi değildir. Ön büro, gelen tüm çağrıları alma ve gerektiğinde de çağrı yapma sorumluluğunu taşır.
- Gelen çağrılar: Gelen çağrılar hasta çağrıları, telemarketerler, ilaç temsilcileri, diğer doktorlar ve daha fazlasını içerir. Ön büro, bu iletişim becerilerini kullanarak telefonları yönetirken uygun telefon görgü kurallarını kullanmalıdır: aktif bir dinleyici olun, iyi bir telefon görüşmesi yapın, ekran çağrıları yapın, kullanımı kullanın, sorular sorun ve gizliliği koruyun.
- Giden Çağrılar: Bazen ön büro, bir hasta randevusunu görüşmek, dışarıdan randevu almak veya yönlendirmek veya malzemeleri sipariş etmek için giden aramalar yapmak zorunda kalabilir. Tıbbi ofisin bir temsilcisi olarak, uygun telefon görgü kuralları kullanmak kadar önemlidir.
3 -
Zamanlama RandevularıMükemmel bir hasta deneyimi ve sorunsuz bir hasta akışı için etkili zamanlama gereklidir. Çoğu tıbbi ofis, zamanlama randevularını basit ve kolay hale getiren programlama yazılımı kullanır. Bununla birlikte, ön büro, iptalleri ya da gösterileri doldurabilmeli ve programdaki değişiklikleri hastalara ve hekimlere bildirmede etkin hale gelebilmelidir.
4 -
Interoffice İletişimiTıbbi ofisin ön bürosu iletişim merkezi gibidir. Çoğu entroffice iletişimi, özellikle hastayla ilgili herhangi bir idari görevi içerdiğinde, ön bürodan geçer.
En etkili açık ve özlü bilgi iletişim kurmak çok önemlidir. Bir notta, yazılı bir iletişim, bir iç ofis e-postası, tek bir etkileşim veya bir grup ortamında, konuya sadık kalmak ve baştan sapma noktası olmamak önemlidir.
Etkili bir interoffice iletişimi için gerekli bazı temel beceriler şunlardır:
- Telefon etiketi
- Müşteri servisi
- Temel kelime ve excel programları
- Zaman yönetimi
- Organizasyon becerileri
5 -
Dış İletişimDış iletişim, satıcılarla, diğer hekim uygulamalarıyla, sigorta şirketleriyle ve diğer işletmelerle potansiyel olarak iletişim kurmayı içerir. Bu, giden telefon görüşmeleri yapmak, profesyonel mektuplar yazmak, faks ve posta mektupları gerektirebilir.
İdari prosedürler ve prosedürler, taleplerin işlenmesi, hasta tablolarının hazırlanması ve temel bilgisayar becerilerini içeren bir iş programında genellikle bir sertifika veya Associates derecesinden elde edilen ofis prosedürleri bilgisi. Temel idari asistanlık becerileri ve ofis donanımını yeterince kullanabilmeleri, ön büro başarısı için önemlidir.