Bir Tıbbi Ofis veya Organizasyon Planlama
Bir sağlık kuruluşunda bir bilgi sistemi (İD) seçme ve edinme sürecini uygularken çok fazla zaman ve çok fazla planlama gerekir. Bu süreç organizasyondan organizasyona farklılık gösterebilir, ancak organizasyonun başarısı için hala çok önemlidir.
Tıbbi ofis profesyonelleri, bir bilgi sistemi edinme sürecine başlamadan önce, kuruluşun hedeflerinin seçim sürecini nasıl yönlendirdiği ve kuruluşun paydaşlarının seçim ve satın alma sürecinde oynadıkları rol hakkında bilgi verilmelidir.
Dış Kaynak Kullanımı veya Kurum İçi BT Teknisyenleri
İlk kararlardan biri, IS'nin dış kaynak kullanımı ve / veya BT (Bilgi Teknolojisi) Teknisyenlerinin tesis içerisinde çalışmasını sağlamak arasında seçim yapmaktır.
Birincisi: Göz önünde bulundurulacak organizasyon, “Bu yeni süreci uygulamak için ne pahasına harcama yapacağımızı ve her bir seçimin, dış kaynak kullanımının veya kurum içi faydaların ne olduğunu” sormalıdır. Bu iki sorunun cevabı, Yeni bir bilgi sisteminin uygulanmasının doğru yönü.
İkincisi: Hedefler, bu yeni bilgi sisteminden istenen ve ihtiyaç duyulan şey olarak belirlenmelidir. Bu liste, çalışanların hedeflerini bireysel olarak ve bir bütün olarak, ön büro hedeflerini, arka ofisin hedeflerini, katılan tüm hekimleri ve hasta memnuniyetini sağlamak için gereken hedefleri içermelidir. Bu hedefler, kuruluşun bilgi sistemi seçim sürecini nasıl yönlendireceği konusundaki tonu belirleyecektir.
Organizasyon içerisinde belirlenen hedefler, yeni bir bilgi sisteminin çeşitli yollarla uygulanmasına yönelik seçim sürecini yönlendirecektir. Her organizasyon birbirinden farklı işlev görür. Bu, daha fazla veya daha az gereksinime sahip olmak, daha büyük veya daha az sayıda hastaya sahip olmak, farklı sistem biçimleri gerektirmek ve / veya bir veya daha fazla sunucudan çalışmayı içerebilir.
Bir sağlık bilgi sistemi sisteminin seçilmesi ve uygulanması için bu faktörlerin hepsi, yeni bir bilgi sisteminin uygulanmasına karar verme sürecinde bir rol oynayacaktır.
Bilgi Sistemini Kim Kullanacak?
Göz önünde bulundurulacak organizasyon, her sistemi kimin kullanacağına ve bir çalışan olarak görevleri yerine getirmek için ne gibi gereksinimlere ihtiyaç duyacağına ve aynı zamanda hastalarını memnun edeceğine karar vermelidir. Bir bilişim sistemini sağlık kuruluşuna yerleştirmeyi seçerken göz önünde bulundurulması gereken birçok faktör vardır. Örneğin: çalışanlar, hastalar veya organizasyona bağlı olabilecek başka kişiler. Yeni bir bilgi sistemine dayanan herhangi bir karar vermeden önce, hedeflerin belirlendiğinden ve ilgili tüm taraflarca açıkça anlaşıldığından emin olun. Bu gelecekte yanlış anlamaları azaltacaktır.
Bu kararı verirken göz önünde bulundurulması gereken diğer bir önemli faktör, çalışanların eğitimi, bu çalışanları eğitme maliyeti ve çalışanların yeni uygulanan bilgi sisteminin nasıl kullanılacağını öğrenmeleridir.
Tıbbi Bilgi Sistemleri için HIPAA Uyumluluğu
Son olarak, en azından tıbbi ofisinizin HIPAA uyumlu olduğundan emin olun. Sağlık hizmetlerinde bilgi teknolojisinin artan kullanımı ile, tıbbi ofisiniz hizmet ettikleri hastaların korunan sağlık bilgilerinin (PHI) güvenliğini koruma yollarını bulmaya devam etmelidir.
HIPAA güvenliği, herhangi bir elektronik formatta PHI için güvenlik önlemleri oluşturmayı ifade eder. Bu, kullanılan, saklanan veya elektronik olarak iletilen tüm bilgileri içerir. HIPAA tarafından kapsanan bir kuruluş olarak tanımlanan herhangi bir tesis, PHI'larının gizliliğinin korunmasının yanı sıra, hastanın bilgilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlama sorumluluğunu taşır.
Tıbbi kayıtların gizli kalması ve uygun yetkiye sahip olmayan kişiler tarafından erişilebilmesi zorunludur. Bir hastanın korumalı sağlık bilgisine (PHI) ilişkin izinleri olmadan yapılan açıklamalar Gizlilik Kuralının ihlali olarak kabul edilir.
Tüm sağlık hizmeti sağlayıcıları, personelinin HIPAA uyumu konusunda eğitimli ve bilgilendirilmiş olmalarını sağlamakla yükümlüdür. Kasten veya tesadüfi olarak, PHI'nın yetkisiz olarak ifşa edilmesi HIPAA'nın ihlali olarak kabul edilir.