Kağıt ve Elektronik PHI Güvenle Atmak
Korunan sağlık bilgilerinin uygun şekilde atılması için çeşitli yollar vardır. Korunmuş sağlık bilgilerinin (PHI) ve diğer gizli bilgilerin, kağıt veya elektronik formatın HIPAA'nın bir gereği olup olmadığını doğru bir şekilde imha edilmesi. HIPAA tarafından kapsanan bir kuruluş olarak tanımlanan herhangi bir tesis, PHI'larının gizliliğinin korunmasının yanı sıra, hastanın bilgilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlama sorumluluğunu taşır.
Bilgiye artık ihtiyaç duyulmadığında PHI'nın uygun şekilde atılması için tıbbi ofisinizin kurabileceği bir takım çözümler vardır.
Kağıt PHI'nın Uygun Tasfiyesi
Kağıt PHI asla düzenli çöp kutusuna atılmamalıdır. PHI'yi çöp kutularına veya çöp kutusuna yerleştirmek, PHI'yi güvenli bir şekilde atmak için bir yöntem değildir. Çöp bidonları ve çöplüklere halk tarafından erişilebilir ve belgelerin elde edilmesini ve içeriğinin açığa çıkmasını önleme yolu yoktur. Şirketler, hasta isimleri, doğum tarihleri, sosyal güvenlik numaraları ve diğer korunan sağlık bilgileri ile birlikte çöp toplama araçlarında PHI'yı yasadışı olarak atmakla suçlanmışlardır.
PHI atılmadan önce, parçalama ya da yanma ile kararsız hale getirilmelidir. En kesin yol, kayıtları yok etmek için saygın bir şirketi işe almak. Çalışanlarınızın bu prosedürlere uymalarına yardımcı olun:
- Her bir iş istasyonuna “SADECE PROPER DISPOSAL YALNIZCA - TRASH YAPMAYIN” etiketli küçük kutuları yerleştirin. Bu, bilgilerin yanlışlıkla çöp kutusuna ulaşmasını engelleyecektir.
- Çöp kutusunun attığı güvenli ve güvenli olmayan alanları, hastanın atabileceği herhangi bir PHI için önlem olarak kullandığınızdan emin olun. Örneğin, bekleme alanında ve tuvaletler.
- Belirli bilgilerin sosyal güvenlik numaraları, hasta teşhisi ve kredi kartı numaraları gibi ekstra korumalara ihtiyaç duyabileceğini unutmayın.
- Herhangi bir karışıklıktan kaçınmak için tüm kağıt belgelerin, üzerinde PHI bulunup bulunmadığı olsun, bir geri dönüşüm kutusuna yerleştirilmesi için bir politika yapın.
- Herkesin uyumlu olduğundan emin olmak için rastgele incelemeler yapın.
Elektronik PHI'nın Uygun Tasfiyesi
Elektronik PHI'nın imha edilmeye ihtiyacı daha azdır. Ancak, ofisiniz disket, CD veya flash sürücü gibi herhangi bir çıkarılabilir veya taşınabilir elektronik ortam kullanıyorsa, artık gerekmeyen tüm bilgileri sildiğinizden, sildiğinizden veya yeniden biçimlendirdiğinizden emin olun. En iyi yol, mümkün olduğunda kullanımdan kaçınmaktır.
Elektronik PHI'yi atmak gerekirse, hassas olmayan verilerin üzerine yazarak hassas verilerin üzerine yazmak için temizleme yazılımı veya donanım kullanın. Diğer seçenekler, verileri yok etmek için güçlü bir manyetik alan gerektiren ya da yakma, parçalama ve eritme gibi yöntemleri kullanarak cihazı imha etmeyi içerir. Güvenli kağıt PHI bertarafı sağlayan firmalar da güvenli elektronik PHI bertarafı sağlayabilir.
Kullanılmayan veya satılmayan bilgisayarların sabit diskindeki bilgileri, verilerin kurtarılmasını engelleyecek şekilde kaldırdığınızdan emin olun. En son yönergeleri izlediğinizden emin olmak için HIPAA uyumluluğuna güncel kalın.